Блог bePaid

Онлайн-кассы: что такое онлайн-кассы, как используются и как выбрать онлайн-кассу

26.04.2024

Онлайн-касса (контрольно-кассовая техника, ККТ) – обязательна для доминирующей части предпринимателей, ее наличие обусловлено требованиями налогового законодательства. Правила применения контрольно-кассовой техники регламентирует закон 54-ФЗ, компании, которые не используют ее, будут оштрафованы. Рассказываем, что такое онлайн-кассы, какие виды существуют, как правильно выбрать и взаимодействовать с ККТ.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса – кассовый аппарат (физический или облачный), оснащенный фискальным накопителем. Осуществляет запись и хранение данных о чеках, автоматически (через интернет) отправляет их в налоговую службу. Налоговая собирает сведения о том, какой доход компания получает от продаж. Вмешиваться в работу ККТ предприниматель не может, информация является некорректируемой: невозможно уменьшить доход, тем самым сократив количество налоговых отчислений.

Как выглядит ККТ
Как выглядит ККТ

 

При осуществлении расчетов продавец обязан выдать бумажный чек, онлайн-кассы могут отправлять чеки на номер телефона или электронную почту (актуально при оплате через интернет). Можно купить ККТ или арендовать, оборудование в обязательном порядке проходит регистрацию в налоговой службе (ФНС), а также у аккредитованного оператора фискальных данных (ОФД). Последний выполняет функцию посредника: он получает данные, проводит обработку и направляет в налоговую, дополнительно – хранение сведений о чеках на протяжении 5 лет.

Есть ли штрафы за отказ от использования ККТ

Невыполнение закона об онлайн-кассах 54-ФЗ влечет за собой высокие штрафы:

  • невыдача чека после продажи – 10000 рублей для юридических лиц (компаний, организаций), 2000 – для индивидуальных предпринимателей (ИП);
  • ККТ не зарегистрирована в ФНС в необходимые сроки или же документы на нее не переданы регулятору – 5-10 тысяч рублей для юридических лиц, 1,5-3 тысячи для ИП.

Если бизнес не применяет онлайн-кассу, то штрафы еще более высокие:

  • для индивидуальных предпринимателей: 25-50% от суммы продаж, которые не были учтены ККТ, но не менее 10 тысяч рублей;
  • для юридических лиц: 75-100% от суммы неучтенных продаж, но не менее 30 тысяч рублей.
Штрафы за нарушение 54-ФЗ
Штрафы за нарушение 54-ФЗ

 

Принцип штрафования зависит от полученной неучтенной выручки, вида админнарушения, формы собственности и других нюансов. Например, если предприниматель не передал документы на ККТ в ФНС, то в первый раз его просто предупредят, во второй – последуют финансовые санкции.

Кто должен и не должен использовать онлайн-кассу

Категории, которые могут работать без онлайн-кассы

Нормы, снимающие обязательства по применению ККТ, зафиксированы в законе 54-ФЗ. Выделим группы, которые могут оказывать услуги и продавать товары без онлайн-кассы:

  • самозанятые, уплачивающие налог на профессиональный доход (для них предусмотрена альтернатива – приложение «Мой налог»);
  • журнальные и газетные киоски при условии, что доля печатной продукции в ассортименте составляет более 50%;
  • продажа ценных бумаг;
  • торговля на ярмарках, розничных рынках и других специально отведенных территориях. Исключение – магазины, киоски, палатки и прочие наземные точки, расположенные на указанных территориях;
  • торговля в розлив питьевой водой, безалкогольными напитками и молоком;
  • продажа в киосках мороженого;
  • торговля из автоцистерн молоком, живой рыбой, квасом, растительным маслом и керосином;
  • сезонная торговля (только вразвал) бахчевыми культурами и овощами;
  • прием от физических лиц (населения) утильсырья и стеклопосуды, за исключением драгметаллов и камней, металлолома;
  • разносная торговля непродовольственными и продовольственными товарами, происходящая вне стационарных сетей. Например, продажа из тележек, корзин, с рук, иное;
  • ремонт обуви, распилка дров и вспашка огородов;
  • изготовление/ремонт ключей и металлической галантереи;
  • реализация изделий народных художественных промыслов изготовителем;
  • уход/присмотр за престарелыми людьми, лицами с инвалидностью, детьми, болеющими;
  • розничная продажа бахил.

Онлайн-касса не требуется тем, кто оказывает услуги носильщиков на вокзалах, в аэропортах и морских/речных портах. Без ККТ индивидуальным предпринимателям разрешено сдавать в аренду принадлежащие им жилые помещения (+ машино-место) в многоквартирных домах. ИП и компании, ведущие деятельность в труднодоступной местности, тоже могут обойтись без ККТ, но перечень составляется на уровне региональных органов управления. Узнать, нужна ли онлайн-касса, можно при изучении второй статьи 54-ФЗ.

Кто должен применять онлайн-кассу

Законодательство обязывает внедрять ККТ практически все компании и индивидуальных предпринимателей, которые продают товары или услуги как за наличные, так и по безналичной оплате. Кто клиент – не важно, сотрудничество можно вести с физическими и юридическими лицами, ИП. Норма не касается лишь тех представителей бизнеса, которые попадают под вышеописанные нормы.

Принцип работы онлайн-кассы

Для старта предпринимателю нужно купить ККТ, а потом пройти простую процедуру:

  • заключить договор с оператором фискальных данных;
  • зарегистрировать кассу в налоговой службе;
  • осуществить настройку и подготовку ККТ к работе;
  • обучить персонал взаимодействовать с оборудованием.
Инструкция по регистрации от ФНС
Инструкция по регистрации от ФНС

 

Функционирование ККТ простое, на операцию уходит не более минуты, рассмотрим на примере:

  • покупатель выбирает товар или услугу, вносит оплату картой, наличными, онлайн и с привлечением других способов;
  • данные для последующего создания чека вносятся в кассу – это можно сделать через сканирование штрихкода или вручную. Отображаются наименование услуги/товара, цена, количество и сумма, которую внес покупатель. Сведения о продавце предоставлять не нужно – они закладываются на этапе регистрации ККТ;
  • формируется фискальный чек, данные об операции передаются на фискальный накопитель. Происходит заверение, после чего осуществляется распечатка чека;
  • данные контрольно-кассовой техники направляются оператору фискальных данных, который осуществляет обработку и передачу сведений в налоговую службу;
  • покупатель может запросить электронную версию чека, дополняющую бумажную. Электронная версия обязательна при расчетах через интернет.
Принцип работы ККТ
Принцип работы ККТ

 

Что такое фискальный накопитель и зачем он нужен

Фискальный накопитель обеспечивает быстрое автоматические создание чеков при каждой операции, через ОФД они направляются покупателю и в налоговую службу. Обработка и передача данных в режиме реального времени оказывает положительное влияние на сокращение налоговых проверок и объема отчетности по кассовым операциям. Современная ККТ приходит на помощь даже в том случае, если отсутствует подключение к интернету: данные накапливаются, при получении доступа к сети передаются регулятору автоматически.

Фискальный накопитель установлен внутри оборудования – это компактная коробочка. Накопитель можно купить как отдельно, так и вместе с кассой, применять ККТ без него нельзя: информация просто не будет передаваться через интернет. Он отвечает за следующие процессы:

  • фиксирование и удостоверение всех операций, проходящих через ККТ;
  • шифрование и передача сведений ОФД, все происходит автоматически через интернет.

Предприниматели могут применять только те накопители, которые прошли регистрацию в налоговой службе – проверка проводится через реестр на официальном сайте регулятора. При выборе фискального накопителя необходимо учитывать срок действия (от него зависит цена), составляющий от 13 до 36 месяцев.

Что такое фискальный накопитель и зачем он нужен
Что такое фискальный накопитель и зачем он нужен

 

Срок напрямую связан с системой налогообложения, например, модели 36 месяцев обязательны для индивидуальных предпринимателей на патенте, а также для ИП и компаний на УСН (упрощенная система налогообложения) или ЕСХН (единый сельскохозяйственный налог). Накопитель на 15 месяцев можно использовать при сезонной работе, а также совмещении двух режимов налогообложения, одним из которых является ОСН (общая система). Предприниматели на ОСН имеют право применять любую модель, независимо от срока действия. Требования к фискальному накопителю зафиксированы в статье 4.1 54-ФЗ, за использование неподходящих по сроку моделей накладывается штраф: для ИП сумма составляет 1500-3000 рублей, для компаний – 5000-10000.

Какие виды онлайн-касс существуют

Стационарные

Классические кассовые аппараты, которые активно применяют представители среднего и крупного бизнеса, ежедневно сталкивающиеся с большим потоком клиентов. В комплект стационарной версии обязательно входит фискальный регистратор, они дополнены компьютерным блоком, терминалом, принтером чеков, ящиком для безопасного хранения денег, комплектуются весами и сканером штрихкодов.

Модели требуют подключения к сети, совместимы с программами для бухгалтерии и товароучета, иным софтом. Обеспечена автоматизация процессов, дополнительные элементы (весы, сканеры) существенно упрощают работу кассира. Стационарные аппараты требуют пространства для установки.

Пример стационарной ККТ
Пример стационарной ККТ

 

Облачные онлайн-кассы

Облачные варианты подходят только для компаний, которые принимают оплату дистанционно. С торговыми точками облачные ККТ несовместимы. Их можно брать в аренду для последующей интеграции с сайтом, через который продаются товары и услуги. Управление и просмотр статистики осуществляются через личный кабинет онлайн-кассы, физически ККТ находится в дата-центре облачного сервиса. В остальном принцип работы схож с обычными моделями.

Как функционирует облачная онлайн-касса
Как функционирует облачная онлайн-касса

 

Фискальные регистраторы

Оснащены фискальным накопителем и принтером, отвечающим за распечатку чеков, лишены экрана, клавиатуры и дисплея. Здесь нет ни встроенного аккумулятора, ни модема. Управление и передача данных ОФД выполняется через внешнее устройство, подключенное к регистратору, – это компьютер или терминал. Функционируют вместе со внешними устройствами и программами товароучета. Их не арендуют и не покупают бывшие в употреблении модели – идентификационный номер налогоплательщика и регистрационный номер кассы фиксируются единожды, эти данные невозможно изменить.

Так выглядит фискальный регистратор
Так выглядит фискальный регистратор

 

Онлайн-кассы 2в1

Дополнены не только фискальным регистратором и принтером чеков, но и встроенным эквайрингом – механизмом, позволяющим принимать оплату с банковских карт. Легко подключаются к мобильной сети и оснащены аккумулятором для автономной работы, что позволяет использовать модели для выездного персонала: курьеры, парикмахеры, такси и другие. Реализованы ударопрочные корпуса с влагозащитой и морозостойкостью.

Поддерживают наличный и безналичный расчет, нередко используются представителями малого бизнеса, которые не хотят подключать эквайринг отдельно. Из минусов моделей стоит выделить невысокую скорость печати чеков и отсутствие автоотреза, что неудобно при большом потоке клиентов. Интеграция с компьютером не предусмотрена, а позиции необходимо вводить вручную.

Онлайн-касса с эквайрингом
Онлайн-касса с эквайрингом

 

Смарт-терминалы

Компактные модели, дизайн которых напоминает смартфон или планшет. Оснащены сенсорным экраном и принтером для чеков, функционируют на базе операционной системы. По желанию предприниматель может устанавливать программы для отслеживания и учета, а также осуществлять интеграции. Возможно подключение эквайринга и полезных возможностей, например, весов или сканера штрихкодов. Соединение осуществляется через сим-карты, Wi-Fi и Bluetooth, модели оснащены USB-портами, встроенными считывателями чиповых и магнитных карт, а также поддержкой бесконтактной оплаты. Работают как от сети, так и от аккумулятора (встроенный), применимы во всех бизнес-нишах.

Сматрт-терминал с сенсорным управлением
Сматрт-терминал с сенсорным управлением

 

Автономные (мобильные)

Мобильные модели – самые простые, визуально напоминают калькулятор. Оснащены маленьким экраном и кнопками, принтером чеков и фискальным регистратором, есть возможность подключения терминала для приема оплаты с привлечением банковских карт. Поддерживают как работу от сети, так и от аккумулятора, подключение к внешним устройства не требуется – передача сведений оператору фискальных данных осуществляется через мобильную сеть или беспроводной Wi-Fi.

В доминирующую часть мобильных касс можно загрузить не более 100 номенклатурных позиций, что сужает круг пользователей до микро- и малого бизнеса – компаний с минимальным ассортиментом и низкой клиентской активностью. Оборудование записывает данные без подключения к сети, при восстановлении соединения – передает ОФД, поэтому удобно в населенных пунктах, где фиксируются нестабильный интернет и энергоснабжение.

Автономная ККТ
Автономная ККТ

 

Как выбрать онлайн-кассу

Онлайн-касса должна соответствовать актуальным требованиям законодательства. Для проведения проверки необходимо открыть реестр ККТ, доступный на официальном сайте налоговой. В нем аккумулированы модели, разрешенные к применению. Если приобретается ККТ, которой в реестре нет, то налоговая будет фиксировать отсутствие оборудования – это чревато штрафами. Второй параметр – сроки фискального накопителя, в остальном ограничений нет, исключение – облачные кассы, применимые только для приема оплаты в интернете.

Тип расчетов и вид бизнеса

Местность, поток клиентов и способ расчета – основные критерии. Если ККТ требует постоянного вмешательства кассира, то процесс будет занимать много времени, что способствует образованию очередей и недовольству потребителей. Например, оборудование выбирается для магазина в формате под домом – здесь достаточно автономной модели с подключением эквайринга для приема оплаты картами. Для крупных торговых точек оптимальны стационарные кассы, которые автоматизируют большинство процессов и совместимы с софтом для учета. Курьеров, водителей такси и других выездных специалистов лучше оснастить онлайн-кассой 2в1.

Условия предоставления услуг и торговли

Смарт-терминалы удобно использовать в наземных точках, имеющих маленькую площадь и не позволяющих устанавливать оборудование. Для уличной торговли рекомендуется выбирать автономные модели с аккумулятором, емкости которого хватит для функционирования в течение всего дня. В супермаркетах, магазинах одежды, обуви и других точках с высокой проходимостью, располагающих пространством для обустройства рабочего места кассира, стоит размещать стационарные ККТ или фискальные регистраторы, предусматривающие подключение к компьютеру.

Количество клиентов

Если магазин посещает небольшое количество клиентов и практически нет очередей, можно рассмотреть автономные онлайн-кассы и 2в1. При большом потоке потребителей на помощь опять придут стационарные ККТ и фискальные регистраторы с достойной скоростью печати чеков.

Потребность в автоматизации

Компании, использующие кассы только для фискализации и отправки данных в налоговою, могут спокойно выбирать мобильные модели или 2в1 с эквайрингом. Бизнес, планирующий внедрение автоматизации, должен рассматривать оборудование с возможностью интеграции – это стационарные кассы и фискальные регистраторы, а также смарт-терминалы.

Совместимость с программным обеспечением

Актуально для бизнеса, который уже применяет специальное торговое оборудование, например, терминал с эквайрингом, весы или сканер штрихкодов. Будет обидно, если приобретенные ККТ не будут совместимы с тем, что уже есть. Необходимо проводить проверку на этапе выбора, проверяя совместимость по параметрам, заявленным производителем.

Где можно купить онлайн-кассу

Предприниматель вправе самостоятельно выбирать, где приобретать онлайн-кассу. Сегодня доступны следующие варианты, каждый имеет плюсы и минусы:

  • покупка в банке. Новым клиентам банки предлагают выгодные условия, нередко удается попасть в акцию. Есть дополнительные услуги, такие как открытие счета и подключение интернет-эквайринга. Доступны покупка за полную цену, в рассрочку или же аренда (может быть бесплатной). Однако при смене поставщика услуг банк может изменить условия в худшую сторону или запросить возврат арендованного оборудования;
  • операторы мобильной связи. Лидеры в сфере – МегаФон и МТС, последний реализует кассы с собственным программным обеспечением. Здесь тоже есть акции, рассрочки и выгодные предложения, но ассортимент небольшой;
Принцип подключения ККТ, предоставляемой банком и операторами мобильной связи
Принцип подключения ККТ, предоставляемой банком и операторами мобильной связи

 

  • ОФД. Удобный вариант для предпринимателей, которые не хотят заниматься подключением и настройкой – эти вопросы решат представители ОФД. Из минусов можно выделить существенно ограниченный модельный ряд касс;
  • производители. У них самые низкие цены, но розничного сбыта практически нет, хотя можно попробовать отправить прямой запрос, если требуется средняя или большая партия ККТ, например, для торговой сети. Производители заинтересованы в крупных сделках, у них широкий ассортимент.

Последний вариант – приобретение кассы, бывшей в употреблении, их нередко продают предыдущие владельцы, которые по каким-то причинам более не планируют использовать ККТ. В этом случае потребуются затраты на новый фискальный накопитель – использовать тот, который применял другой пользователь, запрещено. Необходимо попросить у предыдущего владельца документы, подтверждающие снятие ККТ с учета в налоговой службе. Из минусов этого способа стоит выделить риск покупки украденной или потерянной кассы, а также теневые операции, которые проводил старый владелец, гарантирующие повышенное внимание налоговой службы. До заключения сделки можно выполнить проверку ККТ и фискального накопителя на сайте регулятора.

Какое дополнительное оборудование для онлайн-кассы лучше использовать

Дополнительные устройства не регламентируются законодательством – предприниматель устанавливает их для повышения эффективности продаж и облегчения рабочих процессов для персонала.

  • Сканер штрихкодов. Идеален для магазинов, располагающих большим ассортиментом. Эффективно считывает графическую информацию, после чего кассир сразу видит товары в системе. Если сканера нет – поиск выполняется по названию или артикулу вручную, что способствует замедлению обслуживания клиентов. Для магазинов, продающих маркированную продукцию и алкогольные напитки, подходит 2D-сканер (поддерживает двухмерные штрихкоды Data Matrix), для остальных выбираются 1D модели.
ККТ со сканером штрихкодов
ККТ со сканером штрихкодов

 

  • Терминал для обеспечения эквайринга при приеме оплаты через систему быстрых платежей (СБП) или банковскими картами. Он является дополнением, а не заменой онлайн-кассы.
  • Ящик для денег (денежный ящик). Компании принимают не только безнал, но и наличные средства. Для обеспечения безопасного хранения желательно приобрести специальный ящик. Существуют механические ящики, открывающиеся и закрывающиеся с помощью ключа, они автономные и к ККТ не подключены, подходят для малого бизнеса с невысокой посещаемостью. Второй вариант – автоматические модели, подключенные к ККТ и автоматизирующие процесс взаимодействия с наличными: открываются после того, как кассир создает итоговый чек, подходят для супермаркетов, кафе, торгово-развлекательных центров и других компаний с высоким клиентским потоком.
Денежный ящик с ключом для ККТ
Денежный ящик с ключом для ККТ

 

  • Принтер этикеток. Необходим для самостоятельной маркировки товаров, на которые производитель не нанес штрихкод. Если нет возможности его купить – можно использовать обычный принтер.

Стоит уделить отдельное внимание интернет-эквайрингу – это не онлайн-касса, он дает возможность принимать оплату банковской картой, однако не финализирует операции и данные в налоговую службу не отправляет. Если предприниматель использует не прямой банковский эквайринг, а заключат договор с платежным агрегатором, нужно уточнить возможность отправки чеков клиентам. Многие сервисы предоставляют такую услугу, например, сервис bePaid предлагает:

  • решения для интеграции онлайн-кассы с платежным агрегатором;
  • организацию приема платежей (поддерживаются российские и иностранные карты, СБП, электронные кошельки и другие способы в режиме одного виджета) и автоматизацию отправки онлайн-чеков;
  • подключение онлайн-кассы 54-ФЗ под ключ – от консультаций по выбору до договора с ОФД и фискального накопителя, что реализуется с привлечением партнеров.
bePaid и онлайн-касса: 2в1
bePaid и онлайн-касса: 2в1

 

Поддерживаются все способы приема платежей – это розница, услуги, службы доставки, онлайн-магазины, мобильные приложения и многое другое. Для старта достаточно заполнить заявку на официальном сайте агрегатора.

В заключение

Онлайн-кассы 54-ФЗ – обязательны, без соблюдения законодательства предприниматель будет постоянно сталкиваться со штрафами и другими санкциями. Необходимо подобрать ККТ, соответствующую потоку клиентов, специфике точки продаж, местности и другим особенностям. Рекомендуется приобретать все необходимое оборудование у авторитетных поставщиков или прямых производителей, а также обязательно проводить проверку через сервисы налоговой службы, доступные бесплатно на официальном сайте.

Для подключения
Отправьте заявку персональному менеджеру
Отправить
Нажимая «Отправить», я подтверждаю достоверность заполненных данных и даю своё согласие на обработку персональных данных в соответствии с Условиями обработки персональных данных
Вам также может быть интересно
Что такое рекуррентные платежи, как рекуррентные платежи влияют на бизнес-показатели: объясняем простыми словами
Рекуррентные платежи – хорошее решение для бизнеса и пользователей, которые хотят настроить автоматическое списание средств с карты для осуществления регулярных покупок. Автоплатежи доступны не только для сервисов, работающих по подписке, но и для интернет-магазинов, наземных точек продаж, фитнес-клубов и других видов бизнеса. Рассказываем, что такое рекуррентные платежи, какую пользу они могут принести, как выполнить настройку… Читать далее Что такое рекуррентные платежи, как рекуррентные платежи влияют на бизнес-показатели: объясняем простыми словами
Читать статью
Массовые выплаты: что это и как работают, как выбрать сервис массовых выплат в 2024 году
Массовые выплаты – современный инструмент, позволяющий максимально автоматизировать процесс расчетов с большим количеством людей. Он экономит время, гарантирует высокий уровень точности и позволяет переводить средства контрагентам из разных стран. Для настройки массовых выплат достаточно подключиться к платежному сервису, что занимает от 1 дня. Рассказываем, как работают массовые выплаты, когда они необходимы, какие плюсы и минусы… Читать далее Массовые выплаты: что это и как работают, как выбрать сервис массовых выплат в 2024 году
Читать статью
Безопасная сделка — что такое, как работает, плюсы и минусы, рекомендации по выбору сервиса для для безопасной сделки
Был оплачен новый смартфон, а продавец получил предоплату и прислал старую ветошь. Клиент внес гонорар за написание текстов, а исполнитель «пропал с радаров» и более не вышел на связь. Такие ситуации хорошо знакомы продавцам и покупателям, заказчикам и специалистам – тем, кто проводит удаленные операции через интернет. Для защиты интересов всех сторон была придумана предоплата,… Читать далее Безопасная сделка — что такое, как работает, плюсы и минусы, рекомендации по выбору сервиса для для безопасной сделки
Читать статью